How ERP system can grow your small business?

391

นับตั้งแต่ที่ธุรกิจขนาดเล็กได้มีการขยายตัวย่างรวดเร็วพอ ๆ กับการพัฒนาของโลกสมัยใหม่นั้น ก็ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าเทคโนโลยีใหม่ ๆ เองก็เริ่มมีบทบาทและถูกนำไปปรับใช้ในแวดวงธุรกิจมากขึ้นเช่นเดียวกัน โดยเฉพาะการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นแบบ “ซ้ำแล้วซ้ำอีก” ให้หมดไป และหนึ่งในเทคโนโลยีที่น่าจะตอบโจทย์มากที่สุดก็คงจะหนีไม่พ้น “ERP” นั่นเอง 

รากเหง้าของปัญหาที่เกิดขึ้นแบบ “ซ้ำซาก” ของวงการธุรกิจขนาดเล็ก 

ในปัจจุบันนี้ ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงขนาดกลางนั้น มีการเติบโตและขยายตัวอย่างรวดเร็ว ส่งผลให้เกิดการแข่งขันในตลาดที่ค่อนข้างสูง เรียกว่าใครที่สามารถพัฒนาธุรกิจของตนเองได้เร็วกว่าก็จะอยู่ได้และโอกาสที่จะขาดทุนก็น้อยลงตามไปด้วย นอกจากนี้ หากลองดูจากการบริหารงานของนักธุรกิจหน้าใหม่หลาย ๆ คนแล้ว จะเห็นได้เลยว่าต่อให้ธุรกิจนั้นดีแค่ไหนหรือสามารถเติบโตได้สักเพียงใด แต่สิ่งที่ยังเป็นปัญหาที่ยังไม่อาจแก้ไขได้ก็คือเรื่องของการพัฒนาบริหารจัดการองค์กรภายใน ที่ดูท่าแล้วคงจะเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นมาแบบ “ซ้ำซาก” และ “จำเจ” พอสมควรเลยทีเดียว 

ซึ่งปัญหาการพัฒนาบริหารจัดการองค์กรนั้น โดยหลัก ๆ แล้ว มักจะเป็นปัญหาที่มีสาเหตุมาจากการขาดเทคโนโลยีที่เหมาะสม ที่จะช่วยส่งเสริมศักยภาพของธุรกิจให้แข็งแรงเพียงพอต่อยุคสังคมเศรษฐกิจดิจิตอล ไม่ว่าจะเป็น การเก็บข้อมูลที่ไม่มีประสิทธิภาพและซ้ำซ้อน โปรแกรมไม่มีความสเถียรมากพอหรือซับซ้อนเกินไป ข้อมูลยังไม่มีการจำแนกประเภทที่ชัดเจน ส่งผลให้ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้แบบทันทีทันใด โดยปัญหาเหล่านี้ถือเป็นสาเหตุที่ส่งผลให้การทำงานขององค์กรล่าช้าตามไปด้วย  

แน่นอนว่า ปัญหาที่ว่านี้ไม่ได้ส่งผลต่อภาพลักษณ์ขององค์กรเท่านั้น หากแต่ยังส่งผลต่อผู้รับบริการด้วยเช่นเดียวกัน ยกตัวอย่างเช่น ลูกค้าได้สั่งผลิตเสื้อโปโลจำนวน 100 ตัว หากแต่เมื่ออยากทราบความคืบหน้าของสินค้าที่สั่งแล้ว ต้องติดต่อไปทางฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์ของห้างร้านเท่านั้นถึงจะได้รับข้อมูล ซึ่งก็มักจะเจอปัญหาตรงที่ไม่สามารถได้คำตอบได้อย่างทันทีทันใด แถมบางครั้งก็อาจจะได้คำตอบที่คลาดเคลื่อนกับความเป็นจริงอีกต่างหาก ท้ายที่สุดแล้วสิ่งที่เป็นผลกระทบตามมาก็คือ “ความเบื่อหน่าย” ของลูกค้า ซึ่งก็จะเป็นการยากที่จะทำให้ลูกค้าที่ประสบกับปัญหาดังกล่าวกลับมาใช้บริการอีก 

ขณะเดียวกัน ในมุมของฝ่ายเจ้าของธุรกิจเอง ก็ยังคงประสบกับปัญหาอันเนื่องมาจากความไม่มีเสถียรภาพของเทคโนโลยีที่จัดการระบบภายในด้วยเช่นเดียวกัน ยกตัวอย่างเช่น โดยปกติแล้วผู้บริหารจะได้เห็นรายละเอียดของการดำเนินงานขององค์กรในเชิงค่าสถิติที่เป็นตัวเลขเท่านั้น ซึ่งก็จะได้รับข้อมูลเป็นรอบ ๆ ไป ตามระบบที่ถูกกำหนดขึ้นมา แน่นอนว่า ในความเป็นจริงแล้ว คนที่เป็นผู้บริหารหรือหัวหน้าของแต่ละแผนก รวมไปถึงพนักงานคนอื่น ๆ ที่ทำงานในองค์กร  ควรมีสิทธิ์ที่จะเข้าถึงข้อมูลที่มีความเกี่ยวโยงกับตนเอง อย่างเช่น หากเป็นผู้บริหารก็ควรจะรู้ว่าพนักงานคนไหนรับผิดชอบอะไร แล้วความเคลื่อนไหวของงานสัมพันธ์กับของฝ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องหรือไม่ เป็นต้น

แน่นอนว่า ปัญหาที่เกิดขึ้นนั้นเป็นเพียงส่วนหนึ่งที่เกิดขึ้นจริงกับเหล่าธุรกิจขนาดเล็กเท่านั้น ซึ่งในความเป็นจริงแล้วปัญหาที่เกิดขึ้นจริงยังมีรายละเอียดส่วนอื่น ๆ อีกด้วยเช่นเดียวกัน เรียกได้ว่า แทบจะเป็นปัญหาที่หยั่งรากฝังลึกลงไปในระบบธุรกิจขนาดเล็กเลยก็ว่าได้ 

เทคโนโลยี ERP กับการจัดการระบบภายในของธุรกิจขนาดเล็ก 

แน่นอนว่า ในปัจจุบันนี้ การเติบโตของเทคโนโลยีนั้นถือว่าช่วยอำนวยความสะดวกในมิติของธุรกิจได้เป็นอย่างดี หนึ่งในนั้นก็คือเทคโนโลยีที่ช่วยในการจัดการระบบการวางแผนทรัพยากรธุรกิจขององค์กร หรือ ERP โดยการทำงานของ ERP นั้น จะทำงานโดยการเชื่อมโยงระบบงานต่าง ๆ ขององค์กรเข้าด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็น ด้านบัญชี การเงิน ระบบงานทรัพยากรบุคคล ระบบบริหารการผลิต หรือแม้แต่การกระจายสินค้า 

ที่น่าสนใจก็คือ เทคโนโลยี ERP นี้ นอกจากจะช่วยเชื่อมโยงระบบต่าง ๆ ขององค์กรได้แล้ว ยังช่วยสร้างความแตกต่างของสินค้าและบริการระหว่างคู่แข่งได้ด้วยเช่นเดียวกัน ซึ่งโดยทั่วไปแล้วการทำงานของระบบ ERP นั้น จะต้องทำงานควบคู่ไปกับการออกแบบสินค้าที่โดดเด่นและมีเอกลักษณ์เฉพาะของตนเอง จึงจะช่วยให้ธุรกิจสามารถติดตลาดได้แม้จะเป็นธุรกิจขนาดเล็กก็ตาม 

โดยลักษณะของซอฟต์แวร์ของระบบ ERP นั้น จะถูกโยงใยไปด้วย 4 หมวดด้วยกัน คือ หมวดโลจิสติกส์หรือห่วงโซ่อุปทาน ที่จะอธิบายและให้ข้อมูลระบบการจัดส่งแบบครบวงจร ตามมาด้วยหมวดการผลิตที่จะอธิบายขั้นตอนของการผลิตตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการนำจ่าย ในขณะที่หมวดการเงิน จะเป็นหมวดที่เกี่ยวข้องกับระบบบัญชีและการเงินที่มีข้อมูลเกี่ยวโยงกันแบบละเอียด ตั้งแต่ผู้รับผิดชอบสั่งจ่าย ผู้ออกใบเสร็จ ผู้มีอำนาจลงนาม ภาษีมูลค่าเพิ่ม เลขที่ใบเสร็จ ฯลฯ และสุดท้ายก็คือหมวดเสริม ที่จะช่วยเพิ่มเติมข้อมูลสำคัญ ๆ เข้าไปให้เต็มเม็ดเต็มหน่วยมากขึ้น อาทิ ระบบบุคลากร 

ซึ่งด้วยการโยงใยข้อมูลต่าง ๆ ที่สำคัญขององค์กรเอาไว้ด้วยกันนี้เอง จึงทำให้ ERP นับเป็นหนึ่งในระบบที่จะช่วยบูรณาการการบริหารจัดการแต่ละส่วนงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและสัมฤทธิ์ผลได้ดีมากยิ่งขึ้น  โดยที่แต่ละส่วนงานจะมีศูนย์กลางที่เป็นระบบแห่งเดียวกัน เรียกว่า เป็นหนึ่งในระบบที่จะช่วยเสริมภาพลักษณ์ขององค์กรให้มีความน่าเชื่อถืออย่างไม่อาจโต้เถียงได้ 

อนาคตที่ก้าวหน้า กับการพัฒนาระบบ ERP

จริงอยู่ที่ว่า เทคโนโลยี ERP นั้น เป็นเทคโนโลยีที่มีลักษณะของการจัดการในส่วนของระบบหลังบ้านเสียส่วนใหญ่ แต่ที่น่าสนใจก็คือ การนำโจทย์ที่เป็นปัญหาของธุรกิจขนาดเล็กมาสร้างกรอบในการพัฒนาระบบ เพื่อให้มีประสิทธิภาพและคุณภาพที่ดีที่สุด ตั้งแต่ระบบงานขาย ที่จะต้องปรับเปลี่ยนการขายในรูปแบบเดิมให้เป็นรูปแบบใหม่ เข้ากับสังคมเทคโนโลยีดิจิตอล หนึ่งในนั้นก็คือ การพัฒนาแอปพลิเคชันที่จะช่วยให้ลูกค้าสามารถสั่งซื้อสินค้าและดำเนินการเรื่องการชำระเงินได้ด้วยตนเอง 

แม้แต่ระบบของลูกค้า ที่แต่เดิมบริษัทจะมีฐานข้อมูลของลูกค้าอยู่ก่อนแล้ว เพราะฉะนั้น โจทย์ที่ต้องตีให้แตกก็คือ การนำฐานข้อมูลของลูกค้ามาปรับใช้ในการพัฒนาระบบ อาทิ แอปพลิเคชัน ที่ตอบสนองผู้ใช้งานอย่างตรงไปตรงมา โดยจะต้องเน้นไปที่ความสะดวกรวดเร็ว ที่สำคัญลูกค้าจะต้องสามารถติดตามสถานะการดำเนินการของงานที่สั่งได้ด้วยตนเอง ไม่จำเป็นต้องติดต่อผ่านฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์เหมือนที่ผ่าน ๆ มา หรือแม้แต่ในส่วนของระบบการบริหารที่ยังคงมีปัญหาเรื่องของการติดตามและตรวจสอบการทำงานของพนักงานภายในบริษัท ที่จะนำมาประกอบการดำเนินงานในส่วนอื่น ๆ ต่อไป อาทิ การประเมิน KPI ของพนักงานรายคน หรือแม้แต่การเพิ่มโบนัสหรือเงินเดือนให้กับพนักงานขององค์กร

อย่างไรก็ตาม การนำระบบ ERP มาใช้ในธุรกิจขนาดเล็กนั้น ก็ยังคงต้องอาศัยการพัฒนาและปรับปรุงระบบอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้สามารถสร้างธุรกิจที่แตกต่างและเหนือกว่าคู่แข่งอื่น ๆ ในตลาดได้ และที่สำคัญก็คือ ยังต้องอาศัยเทคโนโลยีอื่น ๆ มาประกอบเพื่อสร้างอัตลักษณ์ของธุรกิจด้วยเช่นเดียวกัน อาทิ เทคโนโลยี AR ที่จะช่วยพัฒนาให้ธุรกิจสามารถเติบโตควบคู่ไปกับระบบการจัดการด้วยการใช้ ERP เป็นต้น